Tecno Import SA

Contexto

Tecno Import, importador líder de componentes tecnológicos con 20 años en Uruguay, manejaba 8,000 SKUs y 400 clientes corporativos. Su operación dependía completamente de procesos manuales entre SAP y ventas.

Situación Inicial:

• ERP: SAP Business One desde 2015
• Ventas: 80% por teléfono/email, 20% vendedores
• Proceso: Todo manual entre sistemas
• Equipo: 4 personas solo para data entry

“Teníamos la tecnología más avanzada para nuestros clientes, pero nuestros procesos internos eran del siglo pasado. La ironía era dolorosa.” - María Silva, Gerente de Operaciones

El Problema Real

Proceso Anterior (Por Cada Pedido):

1. Cliente llama o envía email con pedido
2. Vendedor verifica stock en SAP (5 min)
3. Confirma precios según lista del cliente (3 min)
4. Crea cotización en Excel (10 min)
5. Envía y espera aprobación (1-2 días)
6. Ingresa pedido manual en SAP (10 min)
7. Genera factura y envía (5 min)

Total: 33 minutos de trabajo manual + días de espera

Problemas Resultantes:

• Errores frecuentes: 1 de cada 20 pedidos con problemas
• Demoras: Clientes esperaban días por cotizaciones
• Sobreventa: Stock no actualizado en tiempo real
• Frustración: Clientes y empleados agotados

La Solución Integral

Portal B2B con Integración SAP Total

Fase 1: Análisis Profundo (2 semanas)

• Mapeo de todos los procesos en SAP
• Identificación de campos y tablas críticas
• Diseño de arquitectura de integración
• Plan de contingencia y rollback

Fase 2: Desarrollo de Integración (4 semanas)

• Productos: 8,000 SKUs sincronizados con descripciones técnicas
• Precios: 12 listas diferentes por tipo de cliente
• Stock: Actualización cada 5 minutos, multi-depósito
• Clientes: Condiciones comerciales, créditos, descuentos
• Pedidos: Flujo automático web → SAP
• Facturas: Generación automática con firma digital

Fase 3: Portal B2B Personalizado (2 semanas)

• Búsqueda avanzada con filtros técnicos
• Comparador de productos side-by-side
• Fichas técnicas descargables
• Calculador de compatibilidad
• Dashboard personalizado por cliente

Integración Técnica Detallada

Arquitectura

• Método: API REST con middleware personalizado
• Frecuencia: Real-time para pedidos, batch para maestros
• Seguridad: OAuth 2.0 + encriptación AES-256
• Monitoreo: Logs completos, alertas automáticas

Flujos Automatizados

Creación de Pedido Online:

1. Cliente ingresa al portal (ve SUS precios)
2. Agrega productos (stock real-time)
3. Confirma pedido
4. Automático:
   • Validación de crédito
   • Creación en SAP
   • Reserva de stock
   • Envío de confirmación
   • Generación de factura
   • Notificación a logística

Tiempo total: 30 segundos (vs 2-3 días)

Resultados Impactantes

Eficiencia Operativa

• Tiempo por pedido: De 33 min a 0 min manual
• Pedidos/día: De 50 a 200+ sin agregar personal
• Errores: De 5% a 0% (validación automática)
• Personal reasignado: 4 personas a ventas proactivas

Métricas de Negocio

• Ventas online: 75% del total en 4 meses
• Nuevos clientes: +45 empresas (por mejor servicio)
• Ticket promedio: +35% (sugerencias inteligentes)
• Satisfacción cliente: 9.4/10 (vs 6.8 anterior)

Impacto Financiero

• Ahorro operativo: $6,000/mes en salarios
• Aumento ventas: +40% en 6 meses
• Reducción devoluciones: -85%
• ROI: 8 semanas

Beneficios Inesperados

1. Datos para Decisiones

Con todo digitalizado, ahora tienen analytics que antes no existían:

• Productos más buscados (para importar más)
• Patrones de compra por industria
• Predicción de demanda
• Optimización de inventario

2. Expansión Geográfica

El portal permitió llegar a clientes del interior sin vendedores:

• Paysandú: +12 clientes
• Salto: +8 clientes
• Rivera: +15 clientes

3. Ventas 24/7

• 35% de pedidos fuera de horario
• Viernes noche y sábados: picos de actividad
• Clientes valoran la disponibilidad

Desafíos y Soluciones

Desafío 1: Resistencia del Equipo

Miedo: “La automatización nos dejará sin trabajo”
Solución: Recapacitación para roles de mayor valor (account management)

Desafío 2: Complejidad de Precios

Problema: 12 listas, descuentos especiales, promociones
Solución: Motor de reglas que replica lógica SAP exactamente

Desafío 3: Clientes Tradicionales

Resistencia: “Preferimos llamar por teléfono”
Solución: Mantuvimos canal telefónico, pero con incentivos online (5% dto)

Lecciones Aprendidas

Crítico para el Éxito:

1. Involucramiento de usuarios SAP desde día 1
2. Testing exhaustivo con casos reales
3. Implementación gradual (no big bang)
4. Capacitación continua de clientes
5. Soporte proactivo primeras semanas

Lo que Haríamos Diferente:

• Más tiempo en capacitación inicial
• Videos tutoriales desde el inicio
• Programa de embajadores (clientes que ayudan a otros)

Próxima Evolución

Con el éxito de la integración, Tecno Import planea:

• IA para recomendaciones de productos compatibles
• App móvil para técnicos en terreno
• Integración con marketplaces B2B regionales
• Predictivo de mantenimiento para clientes

Testimonio Final

“La integración SAP-eCommerce no fue un proyecto IT, fue una transformación del negocio. Pasamos de ser una importadora tradicional a una empresa de tecnología que importa. Nuestros clientes ahora nos ven como socios tecnológicos, no solo proveedores.” - Roberto Tecera, CEO Tecno Import

Conclusión

La integración ERP-eCommerce es más que eficiencia: es reimaginar cómo hacer negocios. Tecno Import lo demostró, transformando una operación manual en un modelo digital que escala sin límites.

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Ficha Técnica

Plataforma: Agile Commerce B2B
ERP: SAP Business One
Integración: API REST bidireccional
Duración: 8 semanas total
Inversión: $12,000
ROI: 8 semanas
Mantenimiento: $299/mes

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